Piše: Nenad Stanojevski, konsultant za interne komunikacije Safety-Communication

Kao što mnogi angažuju PR agenciju za eksternu komunikaciju i promociju, isto tako se i za potrebe interne komunikacije mogu angažovati eksterni resursi. Da, kao i za čišćenje, obezbeđenje, prevoz radnika, distribuciju, logistiku, računovodstvo, IT podršku, ishranu, kol centre…

Poruke ne stižu do svih zaposlenih, strategiju i ciljeve niko ne razume, glasine se šire, zaposleni su nezadovoljni… samo su neki od problema sa kojima se suočavaju lideri i komunikatori u svom radu; ukoliko kompanija i ima osobu koja se bavi internom komunikacijom. Nije redak slučaj da nema i da tu “uskaču” HR specijalisti i menadžeri, čak i asistenti direktora i da po potrebi preuzimaju ulogu internih komunikatora. A potrebe za komunikacijom uvek ima, to je sigurno, dok je uloga gore navedenih sporedna.

Mnoge kompanije ne žele da investiraju u menadžera internih komunikacija zbog velikih troškova, ili, pak, angažuju juniora, osobu koja, ipak, treba još puno toga da nauči. Potrebni treninzi i obuke su skupi, praksa i znanje se polako stiču, a vreme prolazi, problemi se ne rešavaju, već samo nagomilavaju.

Moguće su i situacije da kompanija ima eksperta za interni PR, ali da je na dužem odsustvu, bolovanju ili, na primer, porodiljskom odsustvu i da narednih godinu dana treba popuniti tu prazninu i naći nekog ko će je dostojno zameniti da posao ne trpi.

Ali, vi ne želite da prolazite kroz proces regrutacije i selekcije kako biste, na kratak period, zaposlili novog čoveka!

Šta raditi u ovakvim situacijiama?

Pa, autsoursujte proces interne komunikacije (outsourcing). Angažujte eksperte koji će vam rešiti problem – mogu to da urade “u kući” ili na daljinu, štedeći vam pritom ogromne troškove u procesu. Iskreno govoreći, ovako ćete i koleginicu na porodiljskom, siguran sam, osloboditi dodatnog stresa i straha od gubitka pozicije nakon povratka na posao, brige da je njena zamena iskoristila priliku koja joj je pružena, dok glavnog igrača nema.

KOMUNIKACIJA U HIBRIDNOM RADNOM OKRUŽENJU

Poziv u pomoć

Dakle, ukoliko vam je potrebno, angažujte slobodno eksperte, agenciju, konsultanta sa strane, sa jasno definisanim aktivnostima, zadacima i vremenskim okvirom.

Sve češći su primeri da se umesto angažovanja na konkretnim pojedinačnim projektima, kompanije odlučuju da neke ili sve svoje komunikacijske procese predaju eksternim saradnicima – strateško planiranje komunikacije, priprema i realizacija konkretnih komunikacionih projekata, kreiranje sadržaja, upravljanje promenama i kriznim situacijiama, promocija lidera.

Valja spomenuti i edukaciju i podučavanje zaposlenih u internim komunikacijama koji će, radeći na konrektnim zadacima i projektima sa stručnim ljudima angažovanim sa strane, polako preuzimati te poslove i osamostaljivati se u radu.

Često se poziv za konkretnu pomoć, pretvori u poziv za „opštu“ pomoć.

Strah, rizik, poverenje

Ali, čega se boje lideri kompanija u ovakvim situacijama? “Da će znati sve o nama i to preneti drugima, procureće poverljive insajderske informacije napolje, kako da imamo poverenja u njih…” – tako mnogi razmišljaju. A kao da IT firme koje angažujete to isto ne mogu da vide? Ili kompanije koje ste angažovali za obračun i isplatu zarada, ili da obučavaju ljude, rade reviziju, konsalting za projektno upravljanje, organizacione promene, transformaciju procesa, izradu biznis strategija, unapređenje bezbednosti na radu, vođenje kol centra i slično. Čudno je da se svi boje samo komunikatora, a oni, paradoksalno zvuči, zapravo i imaju najmanji pristup poverljivim i osetljivim informacijama😊. Uvek postoji ugovor o poverljivosti, ali je potrebno i obostrano poverenje.

Dakle, nemojte se bojati, angažujte stručne ljude i sa njima gradite partnerske odnose, na poverenju i obostranom razumevanju i uvažavanju. Oni nepoverljivi upoznavanje i sticanje poverenja mogu započeti kroz prvi angažman – reviziju i interni audit procesa i komunikacionih kanala. Ja to zovem “fine tunning” angažman, preko kojeg dobijate jasan uvid u alate koje koristite i gde je i šta potrebno poboljšati. Pogled sa strane i konstruktivni predlozi za kreiranje sadržaja mogu da vas vrate na pravi put i vašu internu komunikaciju u kratkom roku učine znatno efikasnijom. Nakon toga možete razgovarati o drugim modelima saradnje…

Benefiti

Sve ovo ima brojne prednosti:

1.     Dobijate podršku eksperata koji će popuniti vaš interni tim i time prevazići problem nedostatka budžeta za zapošljavanje novih ljudi

2.     Ne gubite vreme na regrutaciju i selekciju novozaposlenih

3.     Ne plaćate dodatne plate, poreze i doprinose niti imate administrativne i druge troškove za novozaposlene

4.     Fleksibilni ste u radu. Sami odlučujete koliko vam je pomoći potrebno, gde i kada. Kada vam te usluge više nisu potrebne, ili niste zadovoljni postignutim, lako raskidate saradnju, dok stalno zaposlenog teško možete zameniti

5.     Quick Wins – brzo dolazite do rezultata i rešavanja tekućih problema

6.     Dobijate audit svojih procesa i kanala komunikacije i smernice kako dalje raditi da biste unapredili internu komunikaciju

7.     Vaši ljudi dobijaju besplatan know how koji posle sami primenjuju u radu

8.     Dobijate kompetentne saradnike i kvalitet u radu Svima je u interesu da se radi što efikasnije i efektivnije, a angažovanjem ekspertske podrške sa strane interna komunikacija može postati profitni centar vašeg poslovanja.Vaš lojalan partner i saradnik ne mora uvek biti zaposlen kod vas, nekad ga možete pronaći i sa strane i, zajedno sa njim, raditi prave stvari na efikasan način.