Zakon o arhivskoj građi i arhivskoj delatnosti („Sl. glasnik RS“, br. 6/2020) (“Zakon”), koji uređuje sistem zaštite arhivske građe i dokumentarnog materijala, uslove i način korišćenja arhivske građe, organizaciju, nadležnost i delatnost arhiva u Republici Srbiji, primenjuje se od februara 2021. godine.
Potrebno je da znamo da Dokumentarni materijal predstavlja celinu dokumenata ili zapisa, u izvornom ili reprodukovanom obliku, bez obzira na formu beleženja (npr. štampani materijal, elektronska forma) nastalih ili primljenih delovanjem i radom (i) državnih organa i organizacija, organa teritorijalne autonomije i jedinica lokalne samouprave, (ii) ustanova, javnih preduzeća, imalaca javnih ovlašćenja, (iii) privrednih društava, preduzetnika, lica koja obavljaju registrovanu delatnost, (iv) verskih zajednica, kao i drugih pravnih ili fizičkih lica.
KAKO POSTATI PREPOZNATLJIV U ONLAJN BIZNISU?
Sa druge strane, Arhivska građa predstavlja izdvojeni deo iz Dokumentarnog materijala, koji je nastao radom i delovanjem istih onih subjekata kao i kod Dokumentarnog materijala, ali koji je od trajnog značaja za kulturu, umetnost, nauku, prosvetu i druge društvene oblasti, zbog čega se trajno čuva.
Prema tome, možemo zaključiti da se Zakon primenjuje i na preduzetnike, na privredna društva osnovana i registrovana u Republici Srbiji, s obzirom na to da isti svojim radom i svakodnevnom delatnošću stvaraju materijal koji shodno Zakonu može biti svrstan u kategoriju Dokumentarnog materijala ili Arhivske građe.
Osnovna razlika između Dokumentarnog materijala i Arhivske građe jeste što je Arhivska građa uži pojam, jer predstavlja deo Dokumentarnog materijala koji je od trajnog, takoreći opšteg značaja, zbog čega se izlučuje iz Dokumentarnog materijala i trajno se čuva u svom izvornom obliku.
Suprotno tome, Dokumentarni materijal predstavlja sumu svih dokumenata i zapisa nastalih radom navedenih subjekata, bez obaveze njegovog trajnog čuvanja u izvornom obliku u kojem je nastao.
Iz ovoga možemo zaključiti da za Dokumentarni materijal Zakon ne propisuje rokove za njegovo čuvanje, pa se shodno primenjuju propisi u odnosu na konkretnu vrstu Dokumentarnog materijala koji nastaje radom nekog privrednog društva (npr. Zakon o privrednim društvima, Zakon o računovodstvu, Zakon o evidencijama u oblasti rada).
Primera radi, shodno Zakonu o privrednim društvima, DOO ima sledeće obaveze čuvanja akata i dokumenata:
| · Osnivački akt;
· Rešenje o registraciji osnivanja društva; · Zapisnici sa sednica skupštine i odluke, zapisnici sednice nadzornog odbora, ako je upravljanje društvom dvodomno; · Akti o obrazovanju ogranka ili drugog organizacionog dela; · Dokumenta koja dokazuju svojinu i druga imovinska prava društva; |
Dokumenti se čuvaju trajno |
| · Izveštaji direktora i nadzornog odbora društva, ako je upravljanje društvom dvodomno;
· Evidencije o adresama direktora i članova nadzornog odbora; · Evidencije o adresama članova društva. |
Dokumenti se čuvaju najmanje 5 godina, a nakon čega se čuvaju u skladu sa propisima o arhivskoj građi |
Koje su nove obaveze propisane zakonom za privredna društva?
Većina obaveza Stvaralaca i Imalaca predviđena Zakonom je bila uređena i u ranijim propisima, ali Zakon uvodi 3 nove obaveze za privredna društva, a to su:
- Obaveza da odrede odgovorno stručno lice za zaštitu Arhivske građe i Dokumentarnog materijala i postupanje sa arhivskom građom i dokumentarnim materijalom;
- Obaveza vođenja arhivske knjige na propisanom obrascu za sve Stvaraoce i Imaoce na godišnjem nivou;
Arhivska knjiga je propisani formular koji je dostupan u prodaji, a postoji i arhivska knjiga u elektronskoj formi. Preporuka je korišćenje i vođenje arhivske knjige u elektronskoj formi.
Nema smetnji da svaki Stvaralac/Imalac izradi svoju arhivsku knjigu u elektronskoj formi, pa radi lakše izrade dajemo jedan primer formulara arhivske knjige:
Vođenje arhivske knjige podrazumeva da se u knjigu svakodnevno upisuju sledeći podaci o Dokumentarnom materijalu:
- redni broj dokumentarnog materijala (arhivski broj koji se dodeljuje uz poštovanje hronološkog poretka),
- datum upisa,
- godina nastanka ili raspon godina,
- sadržaj-klasifikacioni znak,
- količina materijala,
- lokacija-mesto čuvanja
Istorijski arhiv Beograda dao je uputstva pravnim licima za vođenje arhivske knjige.
Pored obaveze da se vodi arhivska knjiga Zakon propisuje i obavezu (a) dostavljanja prepisa arhivske knjige nadležnom arhivu najkasnije do 30. aprila tekuće godine, za dokumentarni materijal nastao u prethodnoj godini, (b) upisivanja kompletnog Dokumentarnog materijala u arhivsku knjigu (c) obeležavanja i inventarisanja registratorskih jedinica (kao npr. kutija, fascikli i slično) arhivskim oznakama.
Označavanje arhivskim oznakama podrazumeva davanje oznake koja mora da sadrži:
- naziv Stvaraoca dokumentarnog materijala,
- sadržaj dokumentarnog materijala,
- godinu nastanka materijala ili raspon godina,
- klasifikacionu oznaku,
- broj iz arhivske knjige.
Prema Mišljenju Ministarstva kulture i informisanja broj 011-00-71/2021-02 od 29. aprila 2021. godine obaveza dostavljanja prepisa arhivske knjige nadležnom arhivu za privredna društva nastaje 2022. godine.
- Obaveza da donesu sledeće akte:
- Opšti akt o načinu evidentiranja, klasifikovanja, arhiviranja i čuvanja arhivske građe i dokumentarnog materijala.
Obaveza donošenja ovog akta je i ranije bila propisana, s tim što se ovaj akt ranije zvao „Pravilnik o kancelarijskom i arhivskom poslovanju“,
- Listu kategorija dokumentarnog materijala sa rokovima čuvanja
Saglasnost na ovaj akt privrednog društva daje nadležni arhiv. Potrebno je da Lista bude snabdevena vidljivim pečatom-saglasnosti nadležnog arhiva.
Ovom Listom se:
- Definišu kategorije dokumentarnog materijala,
- Utvrđuju rokovi čuvanja u skladu sa Zakonom i drugim propisima,
- Valorizuje materijal i utvrđuje arhivska građa.
Istorijski arhiv Beograda dao je uputstva za izradu ove Liste.
- Opšti akt o načinu evidentiranja zaštite i korišćenja elektronskih dokumenata
Još uvek se čeka donošenje odgovarajućeg podzakonskog akta kako bi privredna društva na adekvatan način donela ovaj akt, s obzirom na to da se isti odnosi samo na elektronska dokumenta.
Koje su kazne za nepoštovanje ovog zakona?
Što se tiče povrede obaveza propisanih Zakonom, one su kategorisane kao prekršaj za koje je Zakon predvideo prilično visoke novčane kazne i to:
- od 50.000 do 2.000.000 dinara za pravno lice,
- od 5.000 do 150.000 dinara za odgovorno lice u pravnom licu.
Za Sve o novcu: Advokatska kancelarija Milosevic Law
Foto: Pixabay.com