Svetlana Jovanović, viši savetnik u kabinetu Predsednika Vlade, jedinica za implementaciju strateških projekata je rekla da „država ne traži apsolutno ništa u papiru“ kada je reč o poslovanju.
„Država mora da prihvati dokument u elektronskom obliku, a E-portal će imati i uslugu E-arhiv“, istakla je ona na panelu „Transformacija poslovnih procesa kroz prizmu e-arhive – Šta sve treba da znamo o novom Zakonu o arhivskoj građi?“ koji je organizovao Business Intelligence Institute (BII).
Jovanović je objasnila da kompanije mogu da digitalizuju sve dokumente i da nisu dužni da ih čuvaju u papirnom obliku, s tim što se to ne može činiti retroaktivno sa onim papirima koji su nastali pre Zakona o arhivskoj građi. Ukoliko je neki dokument kreiran u elektronskom obliku on je potpuno validan, dodala je ona.
Jovanović je objasnila i da je država popisala postupke u vezi sa arhiviranjem, ali da taj proces jop uvek traje sa definisanim rokovima čuvanja.
„Privrednici čuvaju samo listu koju je država propisala i ono što jeste arhivska građa“, rekla je Jovanović.
Osim toga je naglasila da ne postoji nijedan razlog da se dokumenti pečatiraju i da privrednicima niko više ne sme da traži pečat.
Branko Rađen, Busines Line menadžer kompanije ASEE koja je razvila softversko rešenje eArhiva je istakao da elektronski dokument mora da bude zaštićen, da se očuva identitet dokumenta kao i da može da se utvrdi validnost elektronskog sertifikata.
[blockquote align=“none“ author=““]Aplikacija koju smo kreirali svakako može da pomogne, ali ne može da reši sve probleme. Regulativa je propisala šta je dokumentarni materijal i privreda mora da klasifikuje dokumenta da bi mogla da se arhiviraju. To je zapravo najizazovniji deo posla dok je implementacija softverskog rešenja jednostana bez obzira ko je vendor odnosno dobavljač rešenja“, rekao je on i dodao da su prednosti elektronskog arhiviranja brojne. [/blockquote]
„Da biste nešto arhivirali u papirnom obliku potrebni su vam prostor, vreme i ljudi, a sve to košta. Elektronsko arhiviranje pojednostavljuje taj proces jer je automatizovan. Potrebno vreme je značajno manje, a elektronski prostor za čuvanje je jeftiniji od realnog. Sama efikasnost poslovanja se povećava“, rekao je Rađen.
Privrednike je zanimalo i to ko je odgovoran za bezbednost tih dokumenata, a Rađen je rekao da njihovo rešenje eArhiva ima svoje zaštite, ali da kompanije moraju da definišu interne procedure kako bi se zaštitila bezbednost elektronske arhive. Rađen je dodao i da pored toga što u ponudi imaju softversko rešenje, ASEE nudi i konsalting te da su tu da pomognu i manjim kompanijama.
Izazovi pred kompanijama
Advokat Ivana Stefanović iz advokatske kancelarije TSG, objasnila je da je u našoj zemlji bio na snazi zakon o kulturnim dobrima koji je usvojen 1994. godine, ali da su dinamika poslovnog okruženja i digitalizacija podstakli da se razmišlja o izmenama regulative, zbog čega je usvojen novi zakon o arhivskoj građi i arhivskoj delatnosti.
„Mislim da je danas veliki izazov pred kompanijama, pre svega što početkom sledeće godine privredna društva imaju obavezu da organizuju arhiviranje i čuvanje dokumentacije u elektronskom obliku. U tom smislu postoje podzakonski akti koje su usvojeni i smatram veoma važnim da svaka kompanija bude svesna obaveze i da joj na vreme pristupi kako bi bila u potpunosti usklađena sa važećim zakonima“, navela je Stefanović.
Direktor predstavništva Atlantic Grupe Zoran Daljević, čija kompanija sprovodi elektronsko arhiviranje dokumentacije oko šest godina, objasnio je da je najveći posao pred malim preduzećima koja do sada nisu imala tu obavezu i dodao da očekuje da će država pomoći preduzećima oko usmeravanja, jer je potrebno da se obezbedi odgovarajući softver i organizacija.
„E-arhiva neminovnost. Za mala preduzeća je to malo komplikovanije nego za velika preduzeća. U narednom periodu očekujem da se uvede i e-akciza i e-otpravnica kako bi se zaokružio ceo ciklus digitalizacije u oblasti finansija“, rekao je Daljević.