Piše: Milosevic Law Firm
Bliži nam se Nova godina, a sa njom nam, pored praznične atmosfere i novogodišnjih poklona, stižu i obaveze propisane Zakonom o arhivskoj građi i arhivskoj delatnosti („Sl. glasnik RS“, br. 6/2020) (“Zakon”). Već smo pisali o Zakonu, njegovoj primeni, predmetu i obimu, a u ovom tekstu ćemo ukratko ukazati na obaveze koje Zakon donosi u 2022. godini.
Da se podsetimo, Zakon definiše i reguliše Dokumentarni materijal i Arhivsku građu. Dokumentarni materijal predstavlja celinu dokumenata ili zapisa, u izvornom ili reprodukovanom obliku, bez obzira na formu beleženja (npr. štampani materijal, elektronska forma) nastalih ili primljenih delovanjem i radom (i) državnih organa i organizacija, organa teritorijalne autonomije i jedinica lokalne samouprave, (ii) ustanova, javnih preduzeća, imalaca javnih ovlašćenja, (iii) privrednih društava, preduzetnika, lica koja obavljaju registrovanu delatnost, (iv) verskih zajednica, kao i drugih pravnih ili fizičkih lica. Sa druge strane, Arhivska građa predstavlja izdvojeni deo iz Dokumentarnog materijala, koji je nastao radom i delovanjem istih onih subjekata kao i kod Dokumentarnog materijala, ali koji je od trajnog značaja za kulturu, umetnost, nauku, prosvetu i druge društvene oblasti, zbog čega se trajno čuva. Dakle, potrebno je praviti razliku između Dokumentarnog materijala i Arhivske građe, jer Arhivska građa jeste Dokumentarni materijal, ali nije svaki Dokumentarni materijal i Arhivska građa. Privredna društva i preduzetnici produkuju Dokumentarni materijal, ali samo u izuzetnim prilikama pojedini Dokumentarni materijal može da se klasifikuje kao Arhivska građa (ukoliko je od trajnog značaja za kulturu, umetnost, nauku, prosvetu i druge društvene oblasti).
Zakon važi za sve
Posledično, Zakon se primenjuje na preduzetnike i privredna društva osnovana i registrovana u Republici Srbiji, s obzirom na to da isti svojim radom i svakodnevnom delatnošću stvaraju (Stvaraoci) materijal koji shodno Zakonu može biti svrstan u kategoriju Dokumentarnog materijala, te u izuzetnim slučajevima u kategoriju Arhivske građe.
U svakom slučaju Zakon nameće obavezu vođenja Arhivske knjige na godišnjem nivou. Arhivska knjiga je u suštini opšti pregled celokupnog Dokumentarnog materijala jednog subjekta, koja se vodi na propisanom formularu koji je dostupan u prodaji, a postoji i obrazac u elektronskoj formi.
Imajući u vidu da je Zakon u primeni od 2. februara 2021. godine, postoji obaveza dostavljanja prepisa Arhivske knjige nadležnom arhivu (član 9. Zakona) i to najkasnije do 30. aprila 2022. godine za Dokumentarni materijal nastao u 2021. godini.
Takođe, sva pravna lica i drugi Stvaraoci Dokumentarnog materijala koji do sada nisu uredno vodili arhivsku knjigu, biće dužni da retroaktivno sačine istu od dana osnivanja i dostave njen prepis nadležnom javnom arhivu.
Kako da saznate ko je nadležni arhiv kojem vi kao kompanija ili preduzetnik treba da dostavite prepis arhivske knjige za 2021. godinu?
Privredna društva svoj prepis Arhivske knjige za 2021. godine dostavljaju nadležnom arhivu početkom 2022. godine, odnosno najkasnije do 30. aprila 2022. godine. Postavlja se pitanje, međutim, koji je to „nadležni arhiv“ u odnosu na sedište firme tj. Stvaraoca Dokumentarnog materijala?
Primera radi, kako firma „A“ sa registrovanim sedištem u Bečeju i firma „B“ sa sedištem u Beogradu da znaju kome da dostave prepise svojih Arhivskih knjiga?
Da bismo odgovorili na ovo pitanje i olakšali izvršenje ove obaveze, skrećemo pažnju na Rešenje o utvrđivanju teritorije arhiva („Sl. glasnik RS“, br. 7/96) („Rešenje“) kojim je uređena mesna nadležnost svakog arhiva.
Rešenje se lako može pronaći, između ostalog i na sajtu Ministarstva kulture i informisanja Republike Srbije, pa nakon što smo se upoznali sa sadržinom Rešenja, možemo zaključiti da je u našem primeru:
- za firmu „A“ sa sedištem u Bečeju nadležan Istorijski arhiv Senta kome firma „A“ dostavlja svoj prepis Arhivske knjige,
- za firmu „B“ sa sedištem u Beogradu nadležan Istorijski arhiv Beograda kome firma „B“ dostavlja svoj prepis Arhivske knjige.
Registracija privrednog društva kod nadležnog arhiva
Sada kada smo utvrdili (i) da postoji obaveza privrednih društava da dostave prepis Arhivske knjige za 2021. godinu i (ii) dali smernice na koji način svako privredno društvo da utvrdi kojem arhivu treba da dostavi svoj prepis Arhivske građe, ukazujemo na nužnost prethodne registracije privrednog društva kod nadležnog arhiva, a pre slanja prepisa Arhivske knjige.
Naime, da bi privredno društvo bilo u prilici da dostavi prepis Arhivske knjige nadležnom arhivu, neophodno je da se to privredno društvo prethodno „registruje“ kod svog nadležnog arhiva tako što će nadležnom arhivu dostaviti:
- Izvod iz Agencije za privredne registre („APR“);
- Listu kategorija arhivske građe i dokumentarnog materijala sa rokovima čuvanja, a na koju nadležni arhiv daje svoju saglasnost (dostaviti 2 primerka u originalu);
- Zahtev nadležnom arhivu za saglasnost na Listu kategorija arhivske građe i dokumentarnog materijala sa rokovima čuvanja;
- Opšti akt tog privrednog društva o načinu evidentiranja, klasifikovanja, arhiviranja i čuvanja arhivske građe i dokumentarnog materijala (dostaviti 2 primerka u originalu);
- Opšti akt tog privrednog društva o načinu evidentiranja, zaštite i korišćenja elektronskih dokumenata;
- Odluku privrednog društva o određivanju odgovornog stručnog lica za zaštitu arhivske građe i dokumentarnog materijala.
Izgled Arhivske knjige, uputstvo za vođenje Arhivske knjige, kao i modele svih akata koje je privredno društvo u obavezi da prethodno donese kako bi se registrovalo kod nadležnog arhiva možete pronaći u prethodnom tekstu u kojem smo obradili temu primene Zakona.
Kontrola primene Zakona
Jedno od pitanja koje sigurno interesuje sve Stvaraoce Dokumentarnog materijala jeste i pitanje kontrole primene Zakona. Da li nadležni arhiv ima kapacitete da isprati i proveri da li su svi obveznici dostavili prepise Arhivske knjige, odnosno da li su tu obavezu ispoštovali na vreme i na propisan način?
Mišljenja smo da će se kontrola primene Zakona vršiti tako što će, nakon određenog vremena, svaki arhiv napraviti presek i upoređivanje svih registrovanih subjekata sa sedištem na teritoriji tog arhiva i potom ga uporediti sa svojom evidencijom registrovanih subjekata.
Na takav način, svaki nadležni arhiv putem „kancelarijske kontrole“, odnosno bez izlaska na teren, može da utvrdi:
- koji sve privredni subjekti sa sedištem na teritoriji tog arhiva nisu izvršili registraciju,
- koji sve privredni subjekti sa sedištem na teritoriji tog arhiva nisu ishodovali potrebnu saglasnost tog arhiva na Listu kategorija arhivske građe i dokumentarnog materijala,
- koji sve privredni subjekti sa sedištem na teritoriji tog arhiva nisu dostavili prepis Arhivske knjige,
i potom pripremi zahteve za pokretanje prekršajnog postupka protiv tih privrednih subjekata za nepoštovanje Zakona.
Imajući u vidu navedeno, možemo pretpostaviti da kontrola primene Zakona ne iziskuje angažovanje terenske kontrole i veliki broj inspektora koji bi „na terenu“ utvrđivali činjenično stanje dolaskom u poslovne prostorije Stvaralaca Dokumentarnog materijala, već čitavu kontrolu primene Zakona nadležni arhiv može sprovesti kroz kancelarijsku kontrolu.
Na ovakav zaključak nas navodi dosadašnja kontrola i postupanje u vezi sa privrednim prestupima iz oblasti Zakona o računovodstvu, kojim je propisana obaveza dostavljanja finansijskih i drugih izveštaja Agenciji za privredne registre („APR“) u određenim vremenskim rokovima. Nakon isteka tog roka APR vrši uvid u svoje evidencije i proverava koji su to registrovani subjekti propustili da u propisanim rokovima dostave izveštaje i potom pokreće sudske postupke protiv lica koja te izveštaje nisu dostavila.
Zaključak
S obzirom na to da je 2022. godina sve bliže, savetujemo svim privrednim društvima i drugim Stvaraocima Dokumentarnog materijala, da najpre:
- utvrde ko im je nadležni arhiv u odnosu na njihovo registrovano sedište, na način kako smo opisali u ovom članku,
- “registruju” se kod nadležnog arhiva i ishoduju saglasnost nadležnog arhiva na Listu kategorija arhivske građe i dokumentarnog materijala sa rokovima čuvanja,
a potom, najkasnije do 30. aprila 2022. godine:
- dostave prepis Arhivske knjige nadležnom arhivu, potpisan od strane arhivara društva (lica imenovanog odlukom kao odgovorno stručno lice za zaštitu arhivske građe i dokumentarnog materijala u privrednom društvu).
Na ovaj način izbeći će kršenje obaveze dostavljanja prepisa Arhivske knjige nadležnom arhivu, za koje je Zakon propisao novčanu kaznu u iznosu od:
- 50.000 do 2.000.000 dinara za pravno lice
- 5.000 do 150.000 dinara za odgovorno lice u pravnom licu.
Foto: pixabay.com