Srbija je pre dve godine uvela Sistem elektronskih faktura (SEF) čime su papirne fakture, ručno vođenje evidencije i dugački procesi postali prošlost. Zakon koji reguliše digitalno fakturisanje se kontinuirano dopunjuje i razvija, a uskoro na snagu stupa nova zakonska obaveza na ovom putu: eOtpremnica/Prijemnica. Šta to znači u praksi, ko će biti obavezan da je koristi i, najvažnije, da li su kompanije spremne na promenu?
Elektronska otpremnica, tj. eOtpremnica/Prijemnica, predstavlja zakonski definisanu elektronsku ispravu koja prati kretanje dobara. Reč je o evoluciji tradicionalne „račun otpremnice“, sad u potpuno digitalnom obliku koji omogućava praćenje robe u realnom vremenu. Šalje se, prima i čuva isključivo putem digitalnog sistema čime se omogućava potpuna automatizacija i verodostojno praćenje podataka.
Preciznije, eOtpremnica je elektronski dokument koji prati robu, a ePrijemnica je dokument o kvalitativnom i kvantitativnom prihvatanju dobara kojim primalac potvrđuje njen prijem. Oba sistema su integralni deo novog digitalnog lanca obrade isporuka.
Ko je u obavezi da primenjuje zakon o eOtpremnicama i kad on stupa na snagu?
Obavezu slanja elektronske otpremnice imaju subjekti privatnog i javnog sektora po osnovu svakog kretanja dobara nad kojim imaju pravo raspolaganja, kao i operater prevoza po osnovu kretanja dobara nalogodavca.
Zakon propisuje fazno uvođenje sistema. Tako će, već od 1. januara 2026. godine, eOtpremnice morati da šalju i primaju subjekti javnog sektora, kao i subjekti privatnog sektora koji prometuju akcizne proizvode. Dodatno, prevoznici će biti u obavezi da predstavljaju eOtpremnice prilikom inspekcijskog nadzora.
Druga faza stupiće na snagu 1. oktobra 2027. godine, a odnosi se na privatni sektor (bez obzira na vrstu robe ili PDV status) koji će imati obavezu da međusobno razmenjuje eOtpremnice, uključujući slanje i prijem.
Iako je cilj ovog sistema da ubrza procese, učini ih sigurnijim i lakšim za poslovanje, kompanije koje nisu spremne za promenu mogu da se suoče sa dodatnom administracijom, kašnjenjem u procesima i rizikom od nepravilnosti.
Sasvim prirodno, otvara se pitanje:
„Kako zadržati potpunu usklađenost bez dodatne složenosti u sistemu?“
Kako objašnjava Jasmina Patačko, Head of Department SAP Solutions and Services u M&I Systems Group, brzina prilagođavanje je ključna u svakom poslovnom okruženju.
„Većina kompanija, od trenutka kada je zakon o digitalizaciji fakturisanja stupio na snagu, koristi neki način povezivanja sa SEF portalom. Zakonodavni okviri se i dalje razvijaju. Kompanije moraju brzo da se adaptiraju, ali i da balansiraju između zahteva sistema, manuelnog unosa podataka i kontrole informacija iz različitih baza. Ovo neretko označava dodatnu složenost zbog naglih promena regulativa i ulaganje više resursa u administraciju“, kaže Patačko.